Toimitilojen hakuprosessi

Toimitilojen hakuprosessi alkaa aina asiakkaan tarpeesta löytää yritykselleen tila. Tarve voi johtua nykyisten tilojen pienuudesta, suuruudesta tai kokonaan uuden yrityksen perustamisesta. Saamme yhteydenottoja asiakkailta puhelimitse tai sähköpostitse omilta sivuiltamme sekä eri portaaleista, joissa markkinoimme toimitiloja. Välityksessämme on kaikenkokoisia toimisto-, varasto-, tuotanto- ja liiketiloja. Markkinoiden laajimpaan kohdetietokantaamme voit tutustua tästä.

Kuinka prosessi etenee

Yhteydenoton saatuamme, kartoitamme yrityksen kaikki mahdolliset vaatimukset uuden toimitilan suhteen. Tämän jälkeen etsimme tarpeisiin sopivia kohteita kohdetietokannastamme. Asiakas saa itse valita kohteista kiinnostavimmat, jonka jälkeen järjestämme toimitiloihin tilanäytöt. Hoidamme kaiken kontaktoinnin tilojen omistajiin asiakkaidemme puolesta, jotta asiakas voi keskittyä koko tilanhakuprosessin ajan omaan liiketoimintaansa.

Kun sopivat toimitilat löytyvät, alkavat vuokrausneuvottelut. Yleensä neuvottelut alkavat asiakkaan jättämällä tarjouksella, jonka jälkeen päämies voi suoraan hyväksyä tai jatkaa neuvotteluja omalla tarjouksellaan. Välittäjät ovat toimitilojen hakijoiden apuna sopimusneuvotteluissa. Välittäjillä on paljon kokemusta siitä, millä asioilla kannattaa neuvotella ja miten omistajat yleensä suhtautuvat erilaisiin tarjouksiin. Vuokrausneuvottelut päättyvät kummankin osapuolen hyväksymän vuokrasopimuksen allekirjoittamiseen.

Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen alkaa mahdollinen toimitilan remontointi ja muuton suunnittelu. Varsinkin isoissa yrityksissä muutto uusiin toimitiloihin on iso prosessi, joka kannattaa suunnitella hyvin. Henkilöstön ja sidosryhmien tiedottaminen on tärkeää. Muuton yhteydessä on muistettava myös mm. uuden tilan sisustus ja kalustehankinnat, turvallisuus ja kulunvalvonta, tietoliikenneyhteydet, opasteet ja mainokset sekä siivouspalvelu. Bureaulla on laaja ja luotettava yhteistyöverkosto, jonka ansiosta pystymme kattavasti palvelemaan asiakkaitamme muuttoprosessin eri vaiheissa. Lisäpalveluihimme kuuluvat muuttopalvelu, korjaus- ja remontointipalvelut, tietoliikenneyhteydet, toimistokalusteet ja tilasuunnittelu.

Vinkkejä toimitilojen hakemisen aloittamiseen

Suosittelemme, että yritykset käyttäisivät toimitilojen hakuprosessissa vain yhtä välittäjää. Useamman välittäjän käyttäminen aiheuttaa usein sekaannuksia ja vaikeuttaa koko prosessia. Monilla välittäjillä on samat kohteet välityksessä, joten ne löytyvät portaaleista useampaan otteeseen. Aluksi kannattaa laittaa yksi yhteydenottopyyntö yhdelle välitysyritykselle, jolloin he ottavat yhteyttä ja alkavat hoitamaan asiaa eteenpäin. Välittäjää voi myöhemmin vaihtaa, jos yhteistyö ei suju. Välitysyrityksen valitsemisessa kannattaa kiinnittää huomiota kohdeilmoitusten laatuun ja määrään. Myös välittäjän omilla nettisivuilla kannattaa vierailla.