Toimitilavuokrauksen kummalliset käytännöt

Yhä uudestaan törmäämme asiakkaiden kysymyksiin ja ihmettelyyn vuokravälitysalan toimintaperiaatteista. Toimitilavuokrauksen käytäntöjä on vaikea ymmärtää ja hahmottaa, jos ei itse tee alalla töitä. Monella on kokemuksia asuntojen välityksestä, ja siellä monet asiat toimivat yksinkertaisemmin ja loogisemmin. Siksi toimitilojen vuokraus tuntuu monimutkaiselta ja vaikealta. 

Miksi toimitilojen hintoja ei kerrota ilmoituksissa? 

Toimitilojen hintoja ei ilmoiteta suoraan monestakaan syystä. Vuokrasopimukset neuvotellaan kiinteistön omistajan ja vuokralaisen välillä tapauskohtaisesti. Lopulliseen vuokraan vaikuttavat sopimuksen kesto, tilan muutostyöt ja palvelut.  

Kauppakeskusmaailmassa vuokrat ovat monesti liikevaihtoperusteisia, ja vuokran lisäksi tulee maksettavaksi myös esimerkiksi markkinointimaksuja. Toimistopuolella vuokraan sisältyy vesi ja sähkö. Tai sitten ei sisälly. Se riippuu kiinteistöstä ja sen omistajasta. Vuokraan voi sisältyä myös liiketoimintaa helpottavia ja työntekijöiden hyvinvointia edistäviä palveluja. Tai sitten palveluja ei ole ollenkaan. Joissain toimistohotelleissa ja business parkeissa palvelutason voi valita ja osassa vuokraan sisältyy kaikki mahdollinen, halusit tai et. Toimitilojen vuokrauksessa on hyvä arvioida kokonaiskustannuksia pelkän tilan neliöhinnan sijaan.  

Olemme asiakkaidemme kanssa samaa mieltä siitä, että jonkinlainen suuntaa antava vuokrataso olisi hyvä olla ilmoituksissa. Se helpottaisi sekä asiakkaan että välittäjän työtä. Toistaiseksi kuitenkin suurin osa omistajista pitää linjan, että hintoja ei ilmoiteta netissä.

Sama tila on kymmenen kertaa markkinoinnissa?!

Kiinteistön omistajat hyödyntävät tilojen markkinoinnin ja vuokrauksen apuna useita välittäjiä. Ilmoituksia on netissä niin monta kuin on välittäjiäkin. Jonkin verran markkinoilla hyödynnetään myös välittäjien projektivuokrauspalveluita ja annetaan yksittäisille välittäjätoimistoille tiloja yksinoikeudella markkinointiin. Tällöin kohteen ilmoitusten määrä on hillitympi.  

Tässäkin on kuitenkin puolensa. Jos välittäjällä on yksinoikeus johonkin kiinteistöön, saako asiakas välittäjältä puolueettoman katsauksen markkinoilla oleviin toimitilavaihtoehtoihin? Me emme lähtökohtaisesti tavoittele kohteisiin yksinoikeuksia. Uskomme omaan markkinointiimme, verkostoihimme ja kilpailukykyymme. Jos joku toinen välittäjä saakin tiloihin vuokralaisen, se on sekä asiakkaan että omistajan etu. Me teemme toivottavasti seuraavan vuokrauksen. 

Kukaan ei vastaa 

Surullisin ihmettelyn aihe on se, että asiakas laittaa toimitilasta kyselyn välittäjälle tai useallekin välittäjälle. Ja kukaan ei vastaa. Tämä teema ilmenee toistuvasti erityisesti sosiaalisen median kanavissa, mikä tietysti vaikuttaa koko alan maineeseen. Jokaisen yrityksen tulisi varmistaa riittävä resursointi asiakaspalveluun ja myyntiin. Jokainen asiakas ansaitsee vastauksen, oli tarjottavia kohteita tai ei. 

Meidän suositus asiakkaillemme on se, että he ottaisivat yhteyttä vain yhteen välittäjään kerrallaan. Yhteydenotto ei sido jatkamaan tämän välittäjän kanssa, mutta se helpottaa prosessia. Välittäjän voi aina vaihtaa, jos yhteistyö ei jostain syystä suju tai vastausta ei kuulu.  

Mikä siis neuvoksi?  

Portaalit ovat täynnä ilmoituksia samoista tiloista ja hinnoista ei ole mitään tietoa. Osassa on kuvat, osassa ei. Kun siihen sekamelskaan törmää ensimmäistä kertaa, on varmasti turhautunut olo. 

Tilanhakijalle olisikin parasta oman aikansa säästämiseksi valita joukosta parhaiten edukseen erottuva välittäjä. (Sen siis tunnistaa kattavista teksteistä, hyvistä kuvista ja laajasta kohdemäärästä.) Ammattitaitoinen välittäjä tekee asiakkailleen tilatarvekartoituksen, etsii sen pohjalta kriteereihin ja budjettiin sopivat tilavaihtoehdot, hankkii tarvittavat lisätiedot ja materiaalit sekä sopii kohdekäynnit omistajien kanssa. Välittäjiltä saa myös arvokasta tietoa markkinatilanteesta, eri kaupunginosien vuokratasoista sekä vinkkejä vuokrasopimusneuvotteluihin. 

Tilojen etsintä onnistuu toki myös ilman välittäjää, jolloin tilakartoitukset ja omistajien kontaktoinnit jäävät omalle to-do -listalle. 

Valoa näkyvissä 

Toimitilamarkkinat on kiinteistöalan villein viidakko, jossa toimintatavat ovat osittain kivikautisia. Hienoa kehittymistä on kuitenkin vuosien varrella tapahtunut niin asiakaspalvelussa, markkinoinnissa kuin myynnissäkin. Kiinteistömarkkinointi on löytänyt monikanavaisuuden, ja asiakkaita pyritään palvelemaan nopeasti, ja niissä kanavissa, joissa he itse ovat tottuneita toimimaan.  

Myös tilojen hinnoittelun läpinäkyvyys on parantunut. Vuosia sitten välittäjätkään eivät heti saaneet omistajilta hintatietoja. Markkinoille on myös tullut tilaportaaleja, joissa lähtökohtana on hinnoittelun avoimuus. Näissä kanavissa toimitilat ovat pääosin pieniä huoneita, joissa kiinteämpi hinnoittelu on helpompaa.  

Alan toimintatavat muuttuvat hitaasti, mutta oikeaan suuntaan. Pyrimme tukemaan positiivista kehitystä kehittämällä omaa toimintaamme jatkuvasti. Me uskomme siihen, että asiakaslähtöisyys ja asiakaskokemusten kehittäminen on jo isossa roolissa vuokravälitysmarkkinoilla. Toimintatapojen ja käytäntöjen muuttumiseen täytyy vain varata vielä vähän aikaa.