Mitä tehdä, jos toimistotilat ovat liian isot?

Tilanne, jossa toimistotilat ovat ylimitoitetut, voi johtua monista syistä. Henkilöstön vähennykset, kuten irtisanomiset tai eläköityminen, jättävät helposti tilat vajaakäytölle. Toisaalta, jos rekrytointisuunnitelmat eivät ole toteutuneet odotetusti, toimitilat voivat jäädä liian suuriksi jo alkuvaiheessa. Myös yrityksen strategian muutokset, kuten siirtyminen digitaalisiin palveluihin tai fuusioiden ja yrityskauppojen seurauksena syntyvät päällekkäiset toimitilat, voivat johtaa samaan tilanteeseen.

Toimistotilojen tarpeeseen vaikuttavat merkittävästi myös muuttuvat työskentelytavat. Etätyö ja hybridityömallit ovat yleistyneet, mikä on vähentänyt kiinteiden työpisteiden tarvetta. Joskus ylimitoitetut toimitilat ovat seurausta yksinkertaisesti virhearviosta, kuten liian optimistisista kasvuennusteista tai tarpeisiin nähden epärealistisista sopimusratkaisuista. Lisäksi taloudelliset haasteet tai markkinatilanteen muutokset, kuten asiakaskunnan supistuminen tai kilpailun kiristyminen, voivat pakottaa yrityksen sopeuttamaan toimintaansa ja tarkastelemaan tilakustannuksia kriittisesti.

Vaihtoehtoja toimitilakustannusten karsimiseen

Kun nykyiset toimitilat eivät enää vastaa yrityksen tarpeita, vaihtoehtoja on useita. Yksi suoraviivainen ratkaisu on vuokrata ylimääräinen tila eteenpäin esimerkiksi alivuokraamalla tai jakamalla tiloja muiden yritysten kanssa. Tämä tarjoaa nopean keinon pienentää kustannuksia samalla, kun nykyiset tilat pysyvät yrityksen hallinnassa.

Toinen vaihtoehto on neuvotella toimitilasopimus uudelleen. Vuokranantajan kanssa voidaan keskustella sopimusehtojen muokkaamisesta, kuten vuokrattavan pinta-alan pienentämisestä tai sopimuksen lyhentämisestä. Tämä edellyttää hyvää yhteistyötä vuokranantajan kanssa, mutta se voi tuottaa merkittäviä säästöjä ja paremmin yrityksen tarpeisiin sopivia ratkaisuja.

Joissakin tapauksissa toimitilojen vaihtaminen pienempiin on paras vaihtoehto. Uusi tila voi vastata tarkasti yrityksen nykyisiä tarpeita, ja samalla tämä tarjoaa mahdollisuuden optimoida työympäristö uudelleen. Pienempi ja modernimpi toimistotila voi myös lisätä henkilöstön viihtyvyyttä ja tukea yrityksen uudistumista. Jos yrityksen työntekijät ovat siirtyneet suurelta osin hybridityöhön, tarve isoille toimitiloille voi olla vähäisempi. Tämä mahdollistaa tilakustannusten karsimisen ja luo samalla joustavamman työkulttuurin. Hybridityömalli voi vähentää kiinteitä kuluja merkittävästi ja antaa työntekijöille mahdollisuuden hyödyntää toimistotilaa tarpeen mukaan.

Kustannusten karsiminen ylimitoitetuista toimitiloista ei ole vain taloudellinen kysymys, vaan se voi myös parantaa työympäristön laatua ja henkilöstön tyytyväisyyttä. Oli kyseessä alivuokraus, sopimuksen uudelleenneuvottelu, muutto tai hybridityömalliin siirtyminen, tärkeintä on arvioida vaihtoehdot strategisesti ja valita ratkaisu, joka tukee yrityksen pitkän aikavälin tavoitteita.