Mitä kannattaa huomioida, kun aloittaa uusien toimitilojen etsinnän?

Yritykselle uusien toimitilojen etsiminen on merkittävä päätös, joka vaikuttaa organisaation toimintaan, työntekijöiden viihtyvyyteen ja kokonaiskustannuksiin. On tärkeää ottaa huomioon useita asioita, ja tehdä huolellista suunnittelua ennen päätöksen tekemistä. Tässä muutamia tärkeitä seikkoja, jotka tulee huomioida uusia toimitiloja etsittäessä:

1. Sijainti

Toimitilojen sijainti vaikuttaa merkittävästi yrityksen toimintaan. Harkitse tarkkaan, mikä sijainti sopii parhaiten yrityksesi tarpeisiin ja strategiaan. Tärkeitä seikkoja sijainnin valinnassa ovat esimerkiksi asiakkaiden ja työntekijöiden saavutettavuus, liikenneyhteydet, alueen imago ja kilpailutilanne.

Sijainnilla on myös iso vaikutus kustannuksiin. Ydinkeskustassa sijaitsevat toimitilat ovat usein kalliimpia kuin keskustan ulkopuolella sijaitsevat toimitilat. Monesti ei tarvitse lähteä edes kauas keskustasta, kun hintataso alkaa laskea.

2. Koko ja tilajärjestelyt

Arvioi huolellisesti yrityksesi tilantarve ja hanki toimitilat, jotka vastaavat sekä nykyisiä että mahdollisesti myös tulevia tarpeita. Huomioi työntekijämäärä, tarvittavat työskentelyalueet, kokoustilat, taukotilat, varastointitilat ja muut erityistarpeet. Lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota tilojen joustavuuteen ja mahdollisuuteen laajentua tulevaisuudessa.

Ennen uusien tilojen etsintää on hyvä tutkia nykyisten tilojen käyttöastetta ja ottaa huomioon kasvanut etätyö. Jokaiselle työntekijälle ei enää välttämättä tarvitse tarjota kiinteää työpistettä, vaan hybridityötä tukeva vapaiden työpisteiden malli voi tuoda yrityksellesi merkittäviäkin kustannussäästöjä.

Kannattaa myös miettiä tarvitaanko omiin tiloihin neuvotteluhuoneita vai olisiko mahdollista hyödyntää esimerkiksi kiinteistön yhteiskäyttöisiä kokoustiloja aina tarpeen mukaan. Tämäkin voi tuoda kustannussäästöjä pitkällä aikavälillä.

3. Kustannukset

Toimitilojen kustannukset muodostavat merkittävän osan yrityksen budjetista. Laske huolellisesti, kuinka paljon toimitiloista tulee kustannuksia. Tiloja vertaillessa on hyvä muistaa se, että eri tilojen ilmoitetut hinnat saattavat sisältää eri asioita. Usein toimitilojen hinnat ilmoitetaan pääomavuokran ja hoitovuokran yhdistelmänä. Joissain tapauksissa hintaan on laskettu myös aulapalvelu, sähkö, siivous tai muita palveluita. Kalliilta tuntuva neliöhinta saattaakin sisältää vain enemmän palveluita.

Vuokrasopimuksen pituudella ja tilaan tehtävillä remonteilla on myös vaikutusta lopulliseen vuokraan. Usein pidemmällä vuokrasopimuksella on mahdollista saada tilaan enemmän remonttia.

4. Sopimusasiat

Tutustu huolellisesti vuokrasopimuksen ehtoihin ja varmista, että ne sopivat yrityksesi tarpeisiin ja tavoitteisiin. Kiinnitä erityistä huomiota sopimuksen kestoon, vuokrankorotuksiin ja irtisanomisehtoihin. Ota tarvittaessa avuksi ammattilainen, kuten toimitilavälittäjä, sopimuksen tarkastamiseen.

5. Tekniset vaatimukset

Arvioi yrityksesi tekniset tarpeet ja varmista, että valitut toimitilat vastaavat näitä tarpeita. Tarkista esimerkiksi tietoliikenneyhteydet, sähkötehon riittävyys, ilmastointi- ja lämmitysjärjestelmät sekä muut tekniset ominaisuudet.

6. Työntekijöiden tarpeet

Kuuntele työntekijöitäsi ja ota huomioon heidän tarpeensa ja mieltymyksensä toimitiloja valitessa. Pyri tarjoamaan työntekijöille viihtyisät ja inspiroivat työskentelyolosuhteet, jotka edistävät hyvinvointia ja tuottavuutta.

7. Tulevaisuuden näkymät

Arvioi myös tulevaisuuden näkymiä ja muutostarpeita yrityksessäsi. Valitse toimitilat, jotka ovat joustavia ja skaalautuvia, ja jotka voivat mukautua yrityksesi muuttuviin tarpeisiin ja kasvuun.

Toimitilojen etsintä on monivaiheinen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja harkintaa. Ottamalla huomioon edellä mainitut seikat ja tekemällä huolellista taustatyötä voit varmistaa, että valitset yrityksellesi parhaat mahdolliset toimitilat, jotka tukevat liiketoimintastrategiaasi ja työntekijöidesi tarpeita.

Toimitilavälittäjämme ovat aina asiakkaidemme apuna koko edellä mainitun prosessin läpi. Palvelumme on kaiken lisäksi tilanhakijoille ilmainen. Älä siis epäröi ottaa yhteyttä, kun tilatarve alkaa olla ajankohtainen!