Asiakastutkimus paljastaa yritysten suurimmat haasteet uusien toimitilojen etsinnässä

Toteutimme alkukeväästä 2021 asiakkaillemme tutkimuksen, jossa halusimme selvittää yritysten kokemuksia tilojen etsintäprosessista. Tavoitteenamme oli ymmärtää asiakkaiden kokemia haasteita. Tutkimukseen osallistui 54 yritystä.

Suurin osa, reilu 80 % kyselyyn vastanneista asiakkaistamme, kertoi aloittaneensa toimitilojen etsimisen selaamalla netissä kohdeilmoituksia. Vain reilu 7 prosenttia vastaajista kertoi ottaneensa suoraan yhteyttä välittäjään.

Tutkimuksessa selvitimme, mikä oli se tekijä, joka konkreettisesti käynnisti yrityksessä tilojen etsintäprosessin. Noin 40 prosenttia vastaajista kertoi liiketoiminnan muutoksesta johtuvan tarpeen käynnistäneen tilojen etsinnän. Reilu 10 prosenttia kertoi hankintapäätöksen tulleen suoraan johdolta. Hieman yli 7 prosenttia kertoi huomanneensa sattumalta kiinnostavan mainoksen, joka käynnisti projektin. Muita syitä tilojen etsinnälle olivat mm. vanhan vuokrasopimuksen päättyminen, nykyisten tilojen huono sijainti ja uuden yrityksen perustaminen.

Tutkimukseen vastanneista vain 5,6 % kertoi kokeneensa tilojen etsinnän erittäin vaikeana. Erittäin helppona prosessin koki hieman alle 15 prosenttia. Yli 40 prosenttia vastaajista koki tilojen etsinnän melko helppona. Haastavinta yritysten mielestä oli löytää tilatarpeisiin sopivat tilat, hyvältä sijainnilta ja halutulla budjetilla.

”Vaikka toimitiloja on markkinoilla paljon, suoraan yritysten tarpeisiin sopivia tiloja on tarjolla yllättävän vähän. Tiloihin tehdään lähes poikkeuksetta muutostöitä tai ainakin pintaremonttia. Tilakatselmuksissa vaaditaan siis hieman mielikuvitusta, jotta lopputuloksen pystyy hahmottamaan”, kertoo Bureaun toimitusjohtaja Mikko Kivimäki.

Toimitilojen hintatietojen puute teki usean vastaajan mielestä tilojen etsinnästä haastavaa. Hankalina koettiin myös kohdeilmoitusten moninaisuus, kun sama ilmoitus on netissä useaan otteeseen.

”Panostamme toimitilojen markkinointiin ja siihen, että kohdeilmoituksissa olisi mahdollisimman kattavat tiedot. Tämä helpottaa tilanhakijan karsintatyötä heti prosessin alkuvaiheessa. Pyrimme hankkimaan tiloista valokuvia ja olemme hiljattain ottaneet käyttöön myös tilojen virtuaalikierrokset. Näin pystymme välttämään turhia kohdekäyntejä ja nopeuttamaan tilojen vuokrausprosessia entisestään, kuvailee Bureaun markkinointipäällikkö Tiia Perä.

Välittäjän aktiivisuus ratkaisevassa roolissa

Kysyimme asiakkailtamme, millä perusteella he valitsivat toimijan, johon he olivat yhteydessä toimitiloihin liittyen. Moni vastaajista oli prosessin alkuvaiheessa useampaan tahoon yhteydessä. Osa valitsi toimijan puhtaasti kohdeilmoituksen perusteella ja osa oli suoraan yhteydessä tuttuun välittäjään. Suurin osa yrityksistä eteni prosessissa kohde edellä, ja välittäjä ikään kuin tuli kohteen mukana projektiin. Yritykset päättivät jatkaa prosessia Bureaun kanssa, sillä he kokivat saaneensa nopeaa ja aktiivista palvelua verrattuna muihin.

Välittäjän tuoma lisäarvo prosessiin koettiin pääosin positiivisena. Tilojen etsintä koettiin helppona ja nopeana, sillä välittäjä hoiti käytännön työn. Välittäjän ammattitaito ja aktiivisuus nousivat vastauksissa. Osa vastaajista koki myös, että välittäjän rooli prosessissa ei juurikaan tuonut tilavuokraukseen lisäarvoa.

”Meidän työnkuvaamme kuuluu olla asiakkaidemme tavoitettavissa. Vastaamme asiakkaidemme yhteydenottopyyntöihin nopeasti ja lähdemme aktiivisesti viemään asiakkaan asiaa eteenpäin. Palvelumme avulla tilanhakija säästää omaa aikaansa, sillä tilojen kartoitustyön ja kohdekierrosten sopimiset voi ulkoistaa meille. Asiakas voi siis keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa”, Kivimäki kuvailee.

Yritysten mukaan toimitilojen vuokrausprosessissa yllättävänä koettiin esimerkiksi se, että sopivia toimitiloja oli yllättävän vähän tarjolla. Yllättävänä koettiin myös prosessin helppous, nopeus ja välittäjän aktiivisuus. Monet yritykset nostivat tässäkin esille vuokratietojen puuttumisen kohdeilmoituksista. Myös hintatason korkeus sekä pitkät vuokrasopimukset olivat asiakkaillemme yllättäviä.

”Vuokratietojen puuttuminen kohdeilmoituksista johtuu siitä, että tilan lopulliseen vuokraan vaikuttaa niin moni asia. Vuokra määräytyy mm. vuokrasopimuksen pituuden, muutostöiden sekä palveluiden mukaan. Tämän vuoksi kiinteistöjen omistajat eivät yleensä halua, että ilmoituksissa julkaistaan edes suuntaa antavia hintatietoja”, kertoo Mikko Kivimäki.

Vastaajista reilu 90 prosenttia ei kokenut tarvinneensa toimitilavälittäjän apua tai palveluja enää vuokrasopimuksen kirjoittamisen jälkeen. Osa vastaajista olisi toivonut aktiivisempaa asiakassuhteen jälkihoitoa välittäjän toimesta.