5 vinkkiä uuden toimitilan hakijalle

Uusien toimitilojen etsiminen voi olla yritykselle haastavaa ja vaatia paljon aikaa sekä rahaa. Varsinkin isompien toimitilojen etsintään kuluu usein paljon resursseja. On suositeltavaa, että yrityksessä valitaan toimitilojen etsintää varten vastuuhenkilö tai jopa tiimi, joka vastaa prosessin etenemisestä sekä huolehtii aikataulussa ja budjetissa pysymisestä.

Olemme koonneet avuksenne muutamia vinkkejä, jotka on hyvä tiedostaa ennen tilahankintaprojektin käynnistymistä.

1. Kartoita nykytilanne ja uusien tilojen tarve

Pohdi, minkälaiset toimitilat yrityksellänne on nyt. Mikä tiloissa on hyvää ja mikä ei? Alkukartoituksessa on hyvä miettiä myös henkilöstömäärän kehitystä. Onko työntekijöitä tarkoitus palkata lähivuosina lisää vai onko tavoitteena tehostaa toimintaa?

Lisäksi on tärkeää huomioida, kuinka moni työntekijöistä tarvitsee kiinteän työpisteen. Usein työpisteitä mitoitetaan tarpeeseen nähden aivan liikaa ja työpisteet seisovat tiloissa tyhjinä, kun työntekijät tekevät töitä etänä tai ovat suurimman osan ajasta asiakkaiden luona. Free seating -pisteet ovat tehokas ja käytännöllinen ratkaisu silloin kun työntekijät viettävät vaihtelevasti aikaa toimistolla. Tilatehokkuutta on mahdollista kasvattaa huomattavastikin, kun kaikilla ei enää ole kiinteää työpistettä.

Monessa yrityksessä työskentelytavat vaativat erilaisia työskentely-ympäristöjä. Alkukartoituksessa on tärkeää siis tiedostaa, miten työntekijät työskentelevät. Toimivatko perinteiset työpisteet yksinään vai onko tarvetta huomioida tilasuunnittelussa myös tiimityöskentelytilat, hiljaisen työskentelyn alueet, projektitilat tai muut monimuotoista työskentelyä tukevat alueet?

2. Varaa projektille riittävästi aikaa

Aloita uusien toimitilojen hankintaprojekti ajoissa. Aikatauluun vaikuttaa yrityksen koko ja toimitilojen vaatimukset. Mitä isompi yritys on kyseessä ja mitä enemmän yrityksellä on kriittisiä vaatimuksia tiloja kohtaan, sitä aikaisemmin projekti kannattaa aloittaa. Vaikka tiloja on markkinoilla paljon, juuri yrityksellesi sopivia tiloja ei välttämättä ole. Siksi tilojen etsintää ei kannata aloittaa vasta siinä vaiheessa, kun nykyisen tilan vuokrasopimuksen päättyminen on jo nurkan takana.

Toinen projektin aikatauluun vaikuttava tekijä on uuden tilan muutostyöt. Yritykset harvoin löytävät markkinoilta sellaista toimitilaa, joka istuu heille sellaisenaan ilman minkäänlaista remonttia tai muutostöitä. Lähes aina tiloihin tehdään ainakin pintaremontti, sillä tilat ovat edellisen vuokralaisen jäljiltä usein hieman kuluneet. Jos pohjaratkaisuun on tarvetta tehdä muutoksia, remontti voi kestää useamman kuukaudenkin tarvikehankinnoista riippuen.

3. Valitse luotettava toimitilavälittäjä kumppaniksi

Helpota yrityksesi taakkaa ja ota avuksesi ammattitaitoinen toimitilavälittäjä. Välittäjä auttaa nykytilanteen kartoituksessa ja tilatarpeiden hahmottamisessa. Kun tarve on tarkkaan kartoitettu, välittäjä pystyy haarukoimaan tarjolla olevista toimitiloista yrityksellesi sopivat vaihtoehdot. Välittäjä hoitaa yhteydenpidon omistajien suuntaan ja järjestää tiloihin näytöt. Ulkoistamalla osan tilaprojektista toimitilavälitysyritykselle, yrityksesi voi säästää huomattavasti omia resurssejaan.

Välittäjä osaa myös kertoa eri vaihtoehtojen kustannusrakenteista. Aina ei kannata tuijottaa pelkkää neliöhintaa ja tilakokoa vaan toimitilan kokonaiskustannusta. Siihen sisältyvät mm. kustannukset toimistopalveluista, hyvinvointipalveluista, pysäköintipaikoista ja yhteiskäyttötiloista.

Joissain tapauksissa tilan neliöhinta saattaa olla pieni, mutta kiinteistön lisäpalvelut nostavat kokonaiskustannukset korkeammaksi kuin esimerkiksi business park -tyyppisissä ympäristöissä, joissa palvelut on usein sisällytetty vuokraan.

4. Sitouta henkilöstö

Muutto uusiin toimitiloihin on henkilöstölle suuri muutos arkeen. Muutosvastarintaa esiintyy usein eniten silloin, kun henkilöstöä ei ole sitoutettu projektiin ollenkaan. Henkilökunta joutuu miettimään työmatkat ja arjen siirtymät uudelleen. Miten bussit liikkuvat, onko parkkipaikkoja, mitä palveluita kiinteistöstä tai lähialueilta löytyy, ovatko minun tarpeeni ja työskentelytapani huomioitu tilasuunnittelussa?

Yksi tärkeimmistä sitouttamisen keinoista on aktiivinen ja avoin sisäinen viestintä. Kun henkilöstö kokee olevansa mukana projektissa, sitoutuminen kasvaa. Kokemus kuulluksi tulemisesta ja vaikuttamismahdollisuuksista lisäävät tyytyväisyyttä.

Uusien toimitilojen hankinta on hyvä hetki pohtia myös työkulttuuria ja sen uudistamista tai ainakin kirkastamista. Miten työkulttuuri ja työn tekemisen tavat ja kohtaamiset näkyvät uusissa tiloissa? Henkilöstöä on hyvä osallistaa erilaisten työympäristöjen ja kohtaamispaikkojen suunnitteluun. Yrityksen johdolla ei välttämättä ole edes tarkkaa käsitystä siitä, minkälaiset tekijät vaikuttavat työntekijöiden tyytyväisyyteen ja työskentelyn sujuvuuteen, kun kyse on toimitiloista. Parhaat ideat ja näkemykset tulevat heiltä itseltään. 

5. Suunnittele muutto ja viesti siitä

Kun uudet toimitilat on löydetty, tilasuunnittelut on tehty ja remontti käynnissä, on edessä vielä muutto. Muutto on raskas vaihe, joka kannattaa suunnitella tarkasti. Hyvin suunniteltu muutto vähentää stressiä ja tekee prosessista sujuvamman. 

Muutto on hyvä hetki heittää pois kaikki tarpeettomat tavarat ja kalusteet. On mietittävä, mitä kalusteita otetaan mukaan ja mitä kaikkea pitää hankkia uutena. Sisustuksessa ja kalustehankinnoissa voi hyödyntää esimerkiksi sisustussuunnittelijaa, joka tekee pohjaratkaisuun sopivat tilaistutukset ja auttaa kalustevalinnoissa. Hyvä sisustussuunnittelija auttaa luomaan uusiin tiloihin visuaalisesti näyttäviä ratkaisuja, jotka toimivat tehokkaasti käytännössä, ja joissa myös ergonomia on huomioitu.

Itse muuttoon on kannattavaa ottaa avuksi muuttoyritys, josta saa apua ja tarvikkeita tavaroiden pakkaamiseen sekä työvoimaa itse muuttoon.

Lopuksi on tärkeää varmistaa, että uusi osoite on asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tiedossa. Osoitemuutos vaatii päivityksiä myös julkisiin viestintäkanaviin ja markkinointimateriaaleihin, kuten nettisivuille ja käyntikortteihin.